E-mailcommunicatie

Doel van deze training is om de e-mailcommunicatie te verbeteren. De doelgroep zijn medewerkers die e-mails beantwoorden in een klantcontactomgeving maar de getrainde vaardigheden zijn uiteraard ook toepasbaar bij ander e-mailcontact.

Net als bij de basistraining communicatie maken we gebruik van het K.L.A.N.T.-acroniem. Hierop projecteren we drie fases in het schrijfproces:

1. Analyse en Doelstelling: Wie is de vragensteller? Wat is de context van de vraag? Wat wil de vragensteller bereiken met de e-mail? Wat wil jij als schrijver bereiken bij de vragensteller? Welke doelstelling heeft jullie organisatie? En is een antwoord via de e-mail wel het meest effectief en efficiënt?
2. Klantgericht schrijven: Hoe bouw je een e-mail op zodat deze voor de klant makkelijk leest? Hoe vertaal je de doelstelling van je organisatie naar een goede e-mail? Waar moet je op letten bij het schrijfproces en hoe maak je bijvoorbeeld gebruik van een eventuele kennisbank of standaard antwoorden?
3. Correct en verzorgd: Voordat je de e-mail verzend heb je kans om deze nog een keer goed na te lopen. Gebruik je actief taalgebruik? Heb je jargon vermeden? Is de e-mail grammaticaal correct? Klopt de opmaak en is die logisch?

Net als bij de andere trainingen maken we gebruik van een combinatie van theorie en praktijk. We wisselen de theorie van de drie fases van het schrijfproces af met het oefenen aan de hand van met herkenbare voorbeelden. 

Deze training duurt een dag (8 uur). Aan het einde van die dag heeft de deelnemer ervaren hoe lastig het soms kan zijn om een goede analyse te doen maar ook hoe die helpt om betere antwoorden te schrijven. We hebben samen de doelstelling van uw organisatie vertaald naar concrete doelen voor een e-mailantwoord. Deelnemers hebben inzicht gekregen in de opbouw van een goede e-mail en ter plekke geoefend met het toepassen van de nieuwe inzichten.

De gebruikte presentatie wordt met de deelnemers gedeeld.

De studiebelasting beperkt zich tot deze trainingsdag al wordt wel verondersteld dat na deze trainingsdag het gewenning vraagt, en dus tijd kost om de nieuwe werkwijze eigen te maken.

Deze training is geschikt voor MBO+ niveau. Vooraf brengen we met u het startniveau in kaart en passen waar nodig het programma daarop aan. Dit kan bijvoorbeeld door meer oefeningen in te bouwen of de deelnemers de uitdaging te bieden om elkaar feedback te geven. Er worden geen kosten in rekening gebracht voor verstrekt of aan te schaffen studiemateriaal.

Meer informatie: Hans Kardol